IT-gestützte Personaleinsatzplanung im Handel

Optimierungspotenzial heben

Je umfänglicher das Mengengerüst, desto größer der Effizienzvorteil einer IT-gestützten Planung. Mit aktueller Software lässt sich die Einsatzplanung weit über das Funktionsspektrum von Office-Apps wie Excel hinaus partiell automatisieren. Unter anderem helfen solche Systeme bei der Einhaltung komplizierter Rechtsvorschriften und sonstiger Restriktionen. Dies bringt zum einen Rechtssicherheit, zum anderen Kostenvorteile, weil das System den Personaleinsatz so plant, dass etwa Lohnzuschläge minimal ausfallen.

Mit dem intelligenten Planungstool wird es zudem leichter, Einsatzwünschen der Kolleginnen und Kollegen unter Beachtung allgemeiner oder interner Fairness- Kriterien entgegenzukommen. Dies steigert die Zufriedenheit im Arbeitsverhältnis und senkt die Fluktuation. Damit man das erhebliche Potenzial eines gut zu den Personalbedarfen passenden Plans heben kann, muss der oft schwankende Personalbedarf im Voraus möglichst genau abgeschätzt werden.

Systeme am Markt

Längst nicht alle zur Personalbedarfs- und Einsatzplanung vermarkteten Systeme werden der Komplexität der Aufgabe gerecht. Manche dieser Systeme bieten kaum mehr Funktionen als ein Tabellenkalkulationsprogramm. Mit anderen lassen sich Randbedingungen und Optimierungsalgorithmen modellieren und die Einsatzpläne damit weitgehend automatisch generieren.

Personalbedarf ermitteln

Obwohl der Personalbedarf ein Hauptkriterium der Einsatzplanung bildet, wird seine Ermittlung in vielen Unternehmen oft vernachlässigt. Auch hier geht es weniger um Strategie als darum, aus operativen Zahlen und Fakten kurzfristig verwertbares Wissen zu gewinnen: Wie viele Kassiererinnen, Verräumer und sonstige Kräfte brauchen wir wann in welcher Filiale? Gerade im Einzelhandel schwankt der Personalbedarf nicht nur im Rhythmus der Jahreszeiten oder Wochentage, sondern oft auch im Tagesverlauf. Bei entsprechender Flexibilität der Mitarbeiter hilft ein modernes Bedarfsermittlungs- und Einsatzplanungssystem, auch kurzfristige Schwankungen auszugleichen. So vermeiden Händler Personalengpässe zulasten des Umsatzes ebenso wie kostspieligen Leerlauf.