Am Freitag noch im „alten System“ – am Montag mit FiANTEC

„Das Highlight war die eigentliche Umstellung: Unsere Mitarbeiter arbeiteten am Freitag noch im alten System und am Montag fuhren sie die Rechner hoch und arbeiteten auf dem neuen. Das war Spannung wie bei Olympia – und wir hatten alle Ziele sicher erreicht.“

Albert Godehart,
Projektbeauftragter und Produktmanager Versicherungen und Provisionsabrechnung bei der apoBank

Zusammenfassung des Projekts

Im Zuge des Outsourcings der IT an die ehemalige GAD eG wurde eine der größten Bankenmigrationen der letzten Jahre vorgenommen, denn immerhin wurden sämtliche Bankanwendungen auf das Banksystem bank21 der GAD migriert. Eines der umfangreichsten und anspruchsvollsten Teilprojekte waren hierbei die Migration und die Umstellung der zentralen Vermittlerdatenbank und das Provisionsabrechnungssystem der apoBank.

„Wie am Schnürchen…“

Die apoBank hat ihre gesamte IT auf die bank21 der GAD migriert, eine der größten Bankmigrationen der letzten Jahre. Mit am Start: Die reibungslose Provisionsabrechnung mit FiANTEC.

Ende 2009 fällte die Deutsche Apotheker- und Ärztebank eG (apoBank) eine strategisch wegweisende Entscheidung: die Informationstechnologie nicht mehr als Kernkompetenz zu betrachten, sondern im Outsourcing an die GAD zu vergeben. Dies war zugleich der Startschuss für eine der größten Bankmigrationen der letzten Jahre, denn immerhin sollten sämtliche Bankanwendungen auf das Banksystem bank21 der GAD migriert werden. Um den ehrgeizigen Zeitplan einhalten zu können, waren präzises Projektmanagement und Höchstleistungen gefordert.

Anspruchsvolles Projekt

Eines der umfangreichsten und anspruchsvollsten Teilprojekte waren Migration und Umstellung der zentralen Vermittlerdatenbank und des Provisionsabrechnungssystems der apoBank. Albert Godehart, Projektbeauftragter und Produktmanager Versicherungen und Provisionsabrechnung bei der apoBank unterstreicht die besondere Rolle dieses Systems im Geschäftsmodell der Bank: „Neben den eigenen Beratern in unseren Niederlassungen stellen die Vermittler eine weitere wichtige Säule unseres Geschäfts dar. Da sie auf Provisionsbasis mit uns kooperieren, ist es selbstverständlich eine zentrale Aufgabe, die vielfältigen Geschäftsbeziehungen mit diesen Partnern stets effizient und verlässlich abwickeln zu können.“

Zu diesem Zweck hatte die apoBank eine eigene Vermittlerdatenbank auf Oracle-Basis aufgebaut und ein System selbst entwickelt, in dem die Abrechnungen nebst allen Beleg- und Zahlungsströmen bearbeitet wurden. Es diente zugleich als Customer Relationship Management und verfügte über eine effiziente Vertragsverwaltung. Eine eigene Business-Intelligence-Schicht ermöglichte differenzierte Auswertungen für Statistik, Controlling und Steuerung.

Der Aufwand für dieses durchdachte System war durchaus gerechtfertigt. Immerhin wickelt es Jahr für Jahr Einnahmen und Zahlungen im deutlich zweistelligen Millionenbereich ab.

Und genau für dieses Modell gab es seinerzeit keine Standards am Markt: Denn hier wurden beide Geschäftsprozessrichtungen in einem einheitlichen Arbeitsfluss abgebildet. Mit dem Beschluss, die Informationstechnologie an die GAD zu vergeben, musste auch eine Lösung für die Fortführung der Provisionsabrechnung gefunden werden.

Einerseits sollte die zu nutzende Lösung ebenfalls voll in die bank21 integriert sein, andererseits musste das über lange Jahre akkumulierte Know-how gewahrt und genutzt werden. Es bot sich an, die apoBank-Anwendung in die Abrechnungslösung FiANTEC zu übertragen. In einer ersten Phase wurde eine detaillierte Konzeption erarbeitet, die maßgeblich von den Mitarbeitern der apo- Bank geprägt wurde: „Als User wussten wir ja am besten, was gebraucht wird“, bestätigt Albert Godehart. „So wurden alle Workflows und alle wichtigen Anforderungen eins zu eins abgebildet.“ Flexibel und in enger Zusammenarbeit wurden die erforderlichen umfangreichen Änderungen und Anpassungen im Standardsystem umgesetzt. Bei den mehreren Hunderttausend Datensätzen wurde besonderes Augenmerk auf Sicherheit und Qualitätssicherung sowie auf Beachtung aller gesetzlichen Vorgaben gelegt. Angesichts der Vielzahl externer User, die seitens der Vermittler Daten eingeben, war auch eine sehr differenzierte Berechtigungsverwaltung einzubeziehen. Seit Vorstellung der ersten Prototypen wurde schrittweise und parallel zu den weiteren Entwicklungsarbeiten bereits mit Simulationen und Tests begonnen. Die intensiven Tests waren in allen Teilprojekten eine wesentliche Voraussetzung für die reibungslose Inbetriebnahme, hier aber wurde buchstäblich bis zur letzten Minute noch an kleineren Details geschraubt.

Reibungslose Inbetriebnahme

Das Teilprojekt war kritisch, insofern es unmittelbar mit Zahlungsflüssen Berührung hatte und das System juristisch relevante Daten und Dokumente bearbeitet. Allein die Vorbereitung und Umsetzung der Datenmigration der Provisionsabrechnung nahm rund 500 Personentage in Anspruch. Nach zweijähriger Projektlaufzeit waren die umfangreichen Vorbereitungen und Programmierarbeiten abgeschlossen und die eigentliche Migration stand an.

Während nur eines einzigen Wochenendes wurde die gesamte apoBank-IT vollständig auf die neue Plattform umgestellt. Sie verfügt seither über leistungsfähigere, modernste Systeme und Technologien. Im Rahmen des Migrationsprojekts wurden viele Abläufe optimiert und nützliche Funktionalitäten ergänzt. Unter dem Strich tragen das Outsourcing und die punktgenaue Durchführung zu erheblichen und nachhaltigen Effizienz- und Kostenvorteilen für die apoBank bei.

„Wir haben in diesem hoch kritischen Projekt eine sehr gute Unterstützung erfahren“, zieht Albert Godehart Bilanz. „Alle wesentlichen Funktionen, Eigenschaften, Workflows wurden in intensiver, fruchtbarer Zusammenarbeit vollständig und termintreu in die neuen Systeme überführt. Das Highlight war dann die eigentliche Umstellung: Unsere Mitarbeiter arbeiteten am Freitag noch im alten System und am Montag fuhren sie die Rechner hoch und arbeiteten auf dem neuen. Das war Spannung wie bei Olympia – und wir hatten alle Ziele sicher erreicht.“